Урок №21. Текстовые документы и технологии их создания. Создание текстовых документов на компьютере.
На уроках истории вы узнали, какую огромную роль в развитии человечества сыграло возникновение письменности, позволившей зафиксировать устное слово с помощью букв-знаков. Надписи на камне, папирусе, бумаге — не просто сообщения, дошедшие до нас через века. Это документы, позволяющие нам судить о том, как жили люди в ту или иную эпоху, о чём они думали, что их интересовало.
Слово «документ» переводится с латинского как «свидетельство», «доказательство». Первоначально оно означало письменное подтверждение событий или фактов. Например, факт рождения каждого человека документально оформляется в виде свидетельства о рождении; по окончании школы вы получите аттестат — документ, подтверждающий ваше образование, и т. д.
Современное понятие документа значительно шире, чем «бумага, заверенная печатью и подписью». Текст является одной из важнейших форм представления информации об окружающей действительности. Под текстовым документом сегодня понимается информация, представленная на бумажном, электронном или ином материальном носителе в текстовой форме. Текстовый документ может быть статьёй, докладом, рассказом, стихотворением, объявлением, ведомостью, инструкцией, справкой и т. д.
Любой текстовый документ состоит из разделов (хотя бы из одного), которые, в свою очередь, могут содержать подразделы, и т. д. Например, ваш учебник состоит из пяти крупных разделов — глав; каждая глава состоит из параграфов; параграфы разбиты на пункты. Глава, параграф, пункт — это примеры разделов. Каждый раздел имеет название, или заголовок. Различают заголовки разделов 1-го уровня (например, названия глав), 2-го уровня (названия параграфов), 3-го уровня (названия пунктов) и т. д. Названия разделов разных уровней составляют оглавление документа.
Текст внутри раздела по смыслу разбивается на абзацы. Чаще всего каждый новый абзац начинается с красной строки. В этом разделе выделено 7 абзацев.
В абзаце можно выделить отдельные строки, слова и символы — символьные структурные элементы.
Документ, кроме текста, может содержать рисунки, таблицы, схемы и т. д.
На протяжении тысячелетий люди записывают информацию. В течение этого времени менялось и то, на чём записывали информацию, и то, с помощью чего это делали. Но не менялось главное: чтобы внести изменения в текст, его надо было переписать. А это очень длительный и трудоёмкий процесс.
Появление компьютеров коренным образом изменило технологию письма. На смену технологии создания рукописных и машинописных документов на бумаге («бумажная» технология) сегодня пришла «компьютерная» технология. С помощью специальных компьютерных программ можно создать любой текст, при необходимости внести в него изменения, не переписывая текст заново, записать текст в долговременную память компьютера для длительного хранения, отпечатать на принтере какое угодно количество копий текста без его повторного ввода или отправить текст с помощью электронной почты на другие компьютеры.
«Компьютерная» технология обладает рядом преимуществ по сравнению с технологией «бумажной». Давайте сравним эти технологии (рис. 3.1).
Большинство текстов, создаваемых на компьютере, выводятся на печать и используются в традиционной бумажной форме (документы на всевозможных бланках, газеты, журналы, учебники, справочники, научно-популярная и художественная литература и пр.). Наряду с этим в наше время широкое распространение получили электронные книги — компактные устройства, предназначенные для отображения текстовой информации, представленной в электронном виде.
Можно указать ряд преимуществ электронных книг перед традиционными:
- электронная книга позволяет отображать не только текст и картинки, но и клипы; встроенные программы-синтезаторы речи позволяют озвучивать тексты;
- в электронной книге может быть реализован поиск по тексту, переходы по гиперссылкам, отображение примечаний читателя; в ней можно изменять размер шрифта;
- в одном устройстве могут храниться тысячи книг; такую «библиотеку» значительно проще транспортировать по сравнению с её печатным аналогом.
Основные недостатки современных электронных книг:
- сравнительно высокая стоимость;
- большая чувствительность к физическому воздействию, чем у печатных книг;
- менее высокая контрастность изображения по сравнению с изображением на бумаге.
Подготовка текстов — одна из самых распространённых сфер применения компьютеров. На любом компьютере установлены специальные программы для создания текстовых документов.
Текстовый редактор — это прикладная программа для создания и обработки текстовых документов.
Существуют простые текстовые редакторы и текстовые редакторы с расширенными возможностями (текстовые процессоры).
Простой текстовый редактор удобен для создания небольших несложных по структуре и оформлению текстов. Такие тексты состоят из букв, цифр, знаков препинания и специальных символов, которые можно ввести с помощью клавиатуры компьютера. Таблицы, формулы, схемы, чертежи простой текстовый редактор обрабатывать не может.
Примером простого текстового редактора является программа Блокнот. Наиболее часто она используется для просмотра и редактирования текстовых файлов, имеющих расширение txt. В программе Блокнот реализован минимум возможностей для оформления текстового документа. Многие пользователи применяют программу Блокнот в качестве простого инструмента для создания веб-страниц.
Текстовый процессор — это текстовый редактор с широкими возможностями, позволяющий не только писать письма, рассказы, стихи, доклады, статьи для школьной газеты, но и выполнять автоматическую проверку правописания, изменять вид и размер шрифта, включать в документ таблицы, формулы, рисунки, схемы, звуковые фрагменты и многое другое.
Примерами текстовых процессоров могут служить (см. логотипы — справа на рисунках):
- Writer, входящий в состав пакета OpenOffice;
- Word, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Для подготовки буклетов, брошюр, газет, журналов и книг используются такие мощные профессиональные программные средства, как издательские системы.
Окна текстовых процессоров имеют типовую структуру. Рассмотрим её на примере окна текстового процессора OpenOffice Writer (рис. 3.3).
Вдоль верхнего края окна приложения располагается строка заголовка, содержащая имя документа, имя программы и кнопки управления.
Ниже строки заголовка расположена строка меню, содержащая имена групп команд, объединённых по функциональному признаку.
Под строкой меню может находиться несколько панелей инструментов, в том числе Стандартная и Форматирование.
Далее следует градуированная в сантиметрах линейка, с помощью которой определяются границы документа.
Рабочая область — это основная часть окна, предназначенная для создания документа и работы с ним. В рабочем поле находится курсор, чаще всего имеющий вид вертикальной линии, указывающей позицию рабочего поля, в которую будет помещён вводимый символ или другой элемент документа.
В строке состояния (нижняя часть окна) выводится справочная информация; там же указывается номер страницы, на которой расположен курсор.
Набор (ввод) текста осуществляется с помощью клавиатуры. Навык квалифицированного клавиатурного письма сегодня считается социальным, общекультурным. Он важен для более эффективного оформления результатов учебной работы, а также для использования в повседневной жизни каждым выпускником школы. Изучить расположение букв на клавиатуре и освоить навыки ввода текста проще всего в процессе работы с клавиатурным тренажёром.
Клавиатурный тренажёр STAMINA-ONLINE (http://gotourl.ru/12723) — удобный, простой и бесплатный онлайн-тренажёр набора текста на клавиатуре для тех, кто хочет научиться быстро печатать.
Клавиатура условно делится на две части — для правой и левой рук. Каждый палец «закреплён» за определёнными клавишами (рис. 3.4). Клавиши Backspace, Delete, Enter нажимают мизинцем правой руки.
При работе на клавиатуре старайтесь придерживаться следующих рекомендаций.
Кисти должны быть немного согнутыми, словно в каждой руке вы держите по круглому предмету. Кончики пальцев должны слегка касаться клавиш:
Удары пальцев по клавишам должны быть чёткими, отрывистыми и ритмичными. Ударяющий по клавише палец не должен прогибаться, а другие пальцы не должны подниматься со своих мест.
После удара по любой клавише зоны «ответственности» палец должен возвращаться на своё основное место.
Если вы почувствуете напряжение или усталость, сделайте в работе небольшой перерыв.
При вводе текста соблюдайте следующие правила:
- не следите за концом строки: как только он будет достигнут, курсор автоматически перейдёт на начало следующей строки;
- для того чтобы перейти к вводу нового абзаца, нажмите клавишу Enter;
- там, где это нужно, используйте прописные буквы (Shift + буква);
- соседние слова отделяйте одним пробелом;
- знаки препинания (запятую, двоеточие, точку, восклицательный и вопросительный знаки) пишите слитно с предшествующим словом и отделяйте пробелом от следующего слова;
- кавычки и скобки пишите слитно с соответствующими словами;
- тире выделяйте пробелами с двух сторон;
- дефис пишите слитно с соединяемыми им словами.
При подготовке математических и физических текстов часто возникает необходимость вставлять формулы, содержащие дроби, корни и специальные знаки. Для этого используются специальные редакторы формул. Они могут быть встроены в текстовые процессоры.
При редактировании (правке) текста его просматривают, чтобы убедиться, что всё правильно, исправляют обнаруженные ошибки (например, в правописании) и вносят необходимые изменения.
Переместить курсор к обнаруженной ошибке можно при помощи мыши или клавиш управления курсором (курсорных стрелок). Для быстрого перемещения курсора в пределах экрана можно использовать следующие клавиши и сочетания клавиш:
Если текст большой, то на экране будет видна только его часть, а весь он будет храниться в памяти компьютера. Существует режим прокрутки, позволяющий быстро вывести на экран части текста, находящиеся за его пределами. Это можно сделать с помощью полос прокрутки, расположенных справа и внизу окна документа.
При перемещении курсора по экрану документ остаётся неподвижным, а при прокрутке неподвижным остаётся курсор.
Текстовый редактор всегда находится в одном из двух режимов — вставки или замены. Для их переключения используется клавиша Insert (Ins).
При работе в режиме вставки существующий текст сдвигается вправо, освобождая место вводимому тексту.
При работе в режиме замены символ, стоящий за курсором, заменяется символом, вводимым с клавиатуры.
Когда текст вводится впервые, а также при добавлении в текст символа, слова или предложения удобнее пользоваться режимом вставки. При замене одного слова другим можно воспользоваться режимом замены.
Современные текстовые процессоры снабжены средствами проверки правописания. В простейшем случае текстовый процессор хранит словарь языка и каждое вводимое пользователем слово сравнивает со словами этого словаря. Если введённого слова в словаре нет, то процессор его отмечает (например, красной волнистой линией) и предлагает варианты замены (рис. 3.5).
В более мощные текстовые процессоры заложены правила построения предложений, расстановки переносов и др., что позволяет им различать словоформы, анализировать грамматическую структуру предложений. Такие программы подсказывают пользователю расстановку знаков препинания, помогают правильно построить фразу.
Microsoft Editor — это созданный на базе искусственного интеллекта и машинного обучения помощник по написанию текстов, доступный для Word в Office 365. Среди реализованных в нём функций: пометка слов с ошибками; пометка ошибок в расстановке заглавных букв, согласовании глаголов, использовании дефисов; пометка фраз, записанных с ошибками; пометка случаев неправильного использования слов, жаргонизмов, разговорных выражений, двойного отрицания; пометка лишних слов, случаев чрезмерного использования союзов; пометка лишних запятых, пробелов после точек, неправильно оформленных цитат и других проблем пунктуации. Microsoft Editor поддерживает 20 различных языков, включая русский.
Всё многообразие ошибок, допускаемых при вводе текста, может быть сведено к трём типам: лишний символ, пропущенный символ и ошибочный символ. Для их устранения достаточно установить курсор в место, где обнаружена ошибка, удалить ошибочный символ и/или вставить требуемый символ.
Для того чтобы найти все ошибки, необходимо понимать смысл слов автора. Это компьютеру не по силам. Вот почему для современного человека так важны грамотность и хорошее знание родного языка. Что касается возможностей компьютера, то их следует использовать для избавления человека от утомительной однообразной работы.
Например, если необходимо в большом тексте заменить аббревиатуру ПЭВМ на ПК, то лучше всего воспользоваться имеющейся в текстовых процессорах функцией поиска и замены (рис. 3.6).
В текстовых процессорах предусмотрена операция отмены предыдущего действия. Для её реализации текстовый процессор постоянно фиксирует последовательность производимых пользователем действий по изменению текста. Специальной командой Отменить пользователь может вернуть документ к состоянию, которое было несколько шагов назад. Отказаться от произведённых отмен можно с помощью команды Повторить.
В работе над документом могут участвовать несколько пользователей. Современные текстовые процессоры позволяют запомнить, просмотреть и распечатать исправления, внесённые каждым из них.
При редактировании можно работать не только с отдельными символами, но и с целыми фрагментами текста.
Фрагмент — произвольное количество следующих один за другим символов текста: один или несколько символов, слово, строка, предложение, абзац или даже весь документ.
Предварительно фрагмент должен быть выделен. Для этого можно установить указатель мыши в начало нужного фрагмента и, держа кнопку мыши нажатой, протянуть указатель до его конца.
Выбор фрагмента можно отменить щелчком в произвольном месте рабочей области окна.
Выделенный фрагмент можно:
- удалить из текста и стереть из памяти;
- вырезать — удалить из текста, но поместить в специальный раздел памяти — буфер обмена;
- копировать в буфер обмена (сам фрагмент остаётся на своём прежнем месте, а его точная копия помещается в буфер обмена);
- вставить из буфера обмена в нужное место один или несколько раз.
Перечисленные действия с фрагментами выполняются с помощью кнопок панели инструментов, через контекстное меню, строку меню или с помощью «горячих» клавиш (рис. 3.7).
